La planification collaborative : 4 questions posées à Xavier Motsch – Gardez Le Lean #8

Depuis quelques années, la dimension collaborative est au cœur des préoccupations des chefs de projets. Cette tendance s’est vue s’accélérer par l’avènement du numérique. Le BTP n’échappe pas à ce changement de paradigme. Traditionnellement, la mission de planification était détenue par un petit groupe éloigné des réalités du terrain. Aujourd’hui, les choses ont évolué vers une planification davantage collaborative. Xavier Motsch, fondateur et dirigeant de LeanCo nous livre les bienfaits de la planification collaborative.

▶ En quoi consiste une démarche de planification collaborative ?

Cette démarche consiste à repenser la gestion et la coordination du chantier. Elle se veut à la fois participative et collaborative, intégrant les avis et besoins de l’ensemble des acteurs du chantier.

La mise en place de cette démarche passe par le déploiement de nouveaux outils, qui vont nous permettre de simplifier nos processus de construction en matière d’organisation.

De plus, des indicateurs seront mis en place dans le but d’avoir une réelle vision de l’avancement du chantier.

Cette démarche qui se veut simple et efficace, se compose d’une formation et de quelques ateliers de travail en début de chantier, puis d’une réunion hebdomadaire de planification.

▶ Pourquoi mettre en place la planification collaborative ?

L’objectif final de cette démarche est d’accroitre le niveau de performance global du chantier. Son principal atout réside dans le fait que vous n’aurez pas à fournir d’efforts supplémentaires pour y parvenir, à l’inverse vous serez mieux organisés et donc plus efficaces.

Le planning sera recréé à partir des besoins et ressources de l’ensemble des participants. En plus d’être compris et adopté par tous, il nous permettra de partager une vision commune et claire, facilitant l’échange permanent entre les différents intervenants.

De plus, la maîtrise et la sécurisation des délais seront accrues, grâce notamment au traitement collaboratif des problèmes et aléas de chantier.

▶ Est-ce que ça marche ? Quels sont les résultats obtenus ?

La démarche est dans l’ensemble très satisfaisante.

Dans un premier temps nous constatons une meilleure communication et cohésion au sein de l’ensemble des entreprises sous-traitantes. Elles sont davantage intégrées au processus décisionnel de planification, ce qui d’une manière générale tend à hausser le niveau d’implication de toutes les entreprises.

Ensuite, nous constatons que grâce au déploiement du planning collaboratif sur le chantier, le niveau de coordination entre tous les corps d’états à considérablement augmenter. Les entreprises sont plus efficaces et le conducteur de travaux suit plus facilement le niveau d’avancement des travaux.

Enfin, en matière de délais, il nous permet de sécuriser le planning et de livrer le chantier en temps et en heure ! Pour atteindre ce résultat, la présence de tous aux réunions hebdomadaires de planification reste primordiale.

▶ Que conseiller à ceux qui veulent mettre en place la planification collaborative ?

L’axe principal de la démarche est la participation collaborative. Chaque entreprise doit pouvoir donner son opinion, ses besoins, son point de vue. L’animateur de la démarche doit ainsi pouvoir prendre suffisamment de recul pour pouvoir se placer dans une position neutre ou de médiateur. J’invite donc tous ceux qui souhaitent mettre en place cette démarche, à l’aborder et l’animer avec un œil extérieur.

Comme lors de tout changement organisationnel, l’arrivée de cette nouvelle démarche pourra freiner quelques personnes. Il faudra alors faire preuve de patience et de pédagogie pour arriver à inverser leur opinion.

Enfin, ne vous focalisez pas uniquement sur les indicateurs, mais surtout à l’adhésion de tous les participants à la démarche. Car c’est grâce à celle-ci que vous réussirez à la pérenniser !