Depuis quelques années, la dimension collaborative est au cœur des préoccupations des chefs de projets. Cette tendance s’est vue s’accélérer par l’avènement du numérique. Le BTP n’échappe pas à ce changement de paradigme. Traditionnellement, la mission de planification était détenue par un petit groupe éloigné des réalités du terrain. Aujourd’hui, les choses ont évolué vers une planification davantage collaborative. Xavier Motsch, fondateur et dirigeant de LeanCo nous livre les bienfaits de la planification collaborative.

En quoi consiste une démarche de planification collaborative ?

Cette démarche consiste à repenser la gestion et la coordination du chantier. Elle se veut à la fois participative et collaborative, intégrant les avis et besoins de l’ensemble des acteurs du chantier.

La mise en place de cette démarche passe par le déploiement de nouveaux outils, qui vont nous permettre de simplifier nos processus de construction en matière d’organisation.

De plus, des indicateurs mis en place permettront d’avoir une réelle vision de l’avancement du chantier.

Cette démarche qui se veut simple et efficace, se compose d’une formation et de quelques ateliers de travail en début de chantier, puis d’une réunion hebdomadaire de planification.

Pourquoi mettre en place la planification collaborative ?

L’objectif final de cette démarche est d’accroitre le niveau de performance global du chantier. Son principal atout réside dans le fait que vous n’aurez pas à fournir d’efforts supplémentaires pour y parvenir, à l’inverse vous serez mieux organisés et donc plus efficaces.

Le planning sera recréé à partir des besoins et ressources de l’ensemble des participants. En plus d’être compris et adopté par tous, il nous permettra de partager une vision commune et claire, facilitant l’échange permanent entre les différents intervenants.

De plus, la maîtrise et la sécurisation des délais seront accrues, grâce notamment au traitement collaboratif des problèmes et aléas de chantier.

Suite à la mise en place de la planification collaborative : quels résultats ?

La démarche est dans l’ensemble très satisfaisante.

Dans un premier temps nous constatons une meilleure communication et cohésion au sein de l’ensemble des entreprises sous-traitantes. Elles s’intègrent davantage au processus décisionnel de planification, ce qui d’une manière générale tend à hausser le niveau d’implication de toutes les entreprises.

Ensuite, nous constatons que grâce au déploiement du planning collaboratif sur le chantier, le niveau de coordination entre tous les corps d’états à considérablement augmenter. Les entreprises sont plus efficaces et le conducteur de travaux suit plus facilement le niveau d’avancement des travaux.

Enfin, en matière de délais, il nous permet de sécuriser le planning et de livrer le chantier en temps et en heure ! Pour atteindre ce résultat, la présence de tous aux réunions hebdomadaires de planification reste primordiale.

Que conseiller à ceux qui veulent mettre en place la planification collaborative ?

L’axe principal de la démarche est la participation collaborative. Chaque entreprise doit pouvoir donner son opinion, ses besoins, son point de vue. L’animateur de la démarche doit ainsi pouvoir prendre suffisamment de recul pour pouvoir se placer dans une position neutre ou de médiateur. J’invite donc tous ceux qui souhaitent mettre en place cette démarche, à l’aborder et l’animer avec un œil extérieur.

Comme lors de tout changement organisationnel, l’arrivée de cette nouvelle démarche pourra freiner quelques personnes. Il faudra alors faire preuve de patience et de pédagogie pour arriver à inverser leur opinion.

Enfin, ne vous focalisez pas uniquement sur les indicateurs, mais surtout à l’adhésion de tous les participants à la démarche. Car c’est grâce à celle-ci que vous réussirez à la pérenniser !

Quels sont les prérequis pour initier une planification collaborative ?

Avant même de démarrer, il est important de poser un cadre clair et de s’assurer que l’ensemble des acteurs du chantier comprennent les objectifs de la démarche. La planification collaborative ne repose pas uniquement sur des outils ou des réunions, mais bien sur un état d’esprit.

Il faut donc instaurer un climat de confiance entre les entreprises, favoriser l’écoute, et garantir que chacun puisse s’exprimer librement. La clarté des rôles, la ponctualité des échanges et la rigueur dans le suivi sont autant de petits fondamentaux à poser dès le départ.

Une fois ce socle installé, la collaboration devient plus fluide, les décisions sont mieux partagées et le planning gagne en précision.

Quels outils peuvent accompagner la planification collaborative ?

Le numérique a ouvert la voie à des outils puissants qui facilitent grandement la mise en œuvre de cette démarche. Des plateformes de planification en ligne permettent désormais à tous les intervenants d’avoir accès au même niveau d’information, en temps réel.

Des supports visuels clairs, comme des plans géo-temporels ou des tableaux d’engagements par semaine, rendent les discussions plus concrètes et plus constructives. Il est également possible d’intégrer des outils de suivi d’avancement ou de gestion des aléas, qui permettent de réagir rapidement lorsqu’un problème survient.

Mais attention : l’outil ne fait pas la démarche. Il reste un support, au service d’un processus qui doit avant tout rester humain, participatif et adapté à la réalité du chantier.

Et après le chantier ? Quelle suite donner à la planification collaborative ?

Une fois le chantier livré, l’intérêt est de capitaliser sur ce qui a fonctionné. Cela passe par un retour d’expérience partagé avec les équipes. Quels ont été les freins rencontrés ? Qu’est-ce qui a permis de mieux coordonner les actions ? Ces enseignements permettent d’améliorer les futures démarches, chantier après chantier.

Cette dynamique d’amélioration continue contribue à faire évoluer durablement la culture d’entreprise. À terme, la planification collaborative devient une nouvelle manière de penser le chantier : plus fluide, plus engagée, et tournée vers la performance collective.