Parlons Lean #8 – Pourquoi numériser la réunion LPS ?

Delphine Legrand, directrice travaux chez AIA Management nous a livré son retour d’expérience quant à l’utilisation de LeanCo Planification. Également directrice qualité, elle établit des liens entre cette dimension de son métier et le Lean Management. Enfin, elle a fait le choix de numériser la réunion LPS !

▶ Peux-tu te présenter ?

Delphine Legrand, de formation ingénieure et architecte, je travaille actuellement chez AIA Management en tant que directrice travaux.

▶ Quels sont tes missions chez AIA ?

Je suis maitre d’œuvre d’exécution sur les chantiers et réalise des missions d’OPC, d’AMO et de DET/OPC sur des opérations de neuf et de réhabilitation d’immeubles collectifs, de cliniques, de groupes scolaires, etc. Mais je suis aussi directrice du système de management de la qualité chez AIA Management qui est certifié chaque année suivant la norme ISO 9001.

▶ Depuis combien de temps utilises-tu la planification collaborative ? 

J’utilisais déjà le lean sans le savoir lors d’un précédent chantier où j’organisais de façon hebdomadaire en plus de la réunion de chantier avec les conducteurs de travaux, une réunion avec les chefs d’équipes et pour laquelle je réalisais des plans de phasages mis à jour chaque semaine. Mais j’ai découvert le lean il y a près d’un an, grâce à l’opération UNILE avec le maitre d’ouvrage ADI qui a choisi de mettre en place la méthode sur son chantier et de nous faire bénéficier de l’outil LeanCo Planification.

▶ Contrairement à beaucoup de tes homologues, tu as choisi de digitaliser entièrement la réunion LPS. Peux-tu nous expliquer pourquoi et quels en sont les avantages ?

Nous avons choisi dans un premier temps de travailler de façon isolée afin de « dégrossir » le projet qui a des temporalités différentes avec des bâtiments différents. Puis nous avons organiser une réunion avec les conducteurs de travaux pour leur présenter notre base de travail : les séquences. Nous leur avons aussi demandé leur approbation ou leurs remarques sur les enchainements, les temps de tache et les effectifs associés.

Suite à cela, nous avons repris et continué le travail de planification puis nous leur avons présenté la version finalisée. Toutes ces présentations ont eu lieu via un écran de projection et en direct avec un ordinateur. Les participants n’ont pas montré de réticence à cette façon de faire et nous avons donc décidé de continuer avec cette même méthode dans le cadre des réunions hebdomadaires de planification.

Il est vrai que le format ne permet pas d’interagir directement comme avec le mode « post-it » mais à l’inverse il permet en temps réel de confronter l’impact d’un retard ou d’une décision sur le planning général et sur le « buffer ». C’est cette spontanéité qui m’a fait adhérer à cette méthode ainsi que le gain de temps sur la mise en forme du compte-rendu.

Par ailleurs, nous avons aussi choisi, grâce aux conseils de l’équipe LeanCo, de réaliser de l’affichage des « planning à trois semaines » en plusieurs points stratégiques du chantier.

▶ Grâce au Lean, quels sont les gains constatés sur ton projet ? 

Après 6 mois d’utilisation effective, j’ai pu constater une meilleure communication entre les différents corps d’état du projet et une réelle prise de conscience des difficultés de chacun. Les problématiques liées aux pénuries n’épargnent pas la méthode lean mais nous avons réussi à surmonter ensemble les désorganisations que ces problèmes d’approvisionnement engendrent sur le chantier et à ne pas décaler la date de fin de travaux.

▶ En quoi LeanCo Planification t’accompagne dans tes missions au quotidien ?

Le logiciel est très intuitif et s’utilise de façon logique. Il me permet d’avoir une visibilité claire sur les travaux qui vont être effectués à 3 semaines et grâce au système d’affichage sur le chantier, les ouvriers et les conducteurs de travaux ont le même niveau d’information. Le logiciel permet aussi la gestion d’une base de données intéressante pour un bilan de fin de chantier tant d’un point de vue des effectifs, que des responsabilités des retards.

▶ Pour une Directrice Qualité, quelles sont, selon toi les fonctionnalités les plus pertinentes ?

Premièrement, l’outil permet à l’OPC de centraliser l’ensemble des données auxquelles il doit penser dans le cadre de sa mission et de réaliser une réunion et son compte-rendu dans un même temps ; ce qui permet un gain de temps non négligeable dans la semaine.

Comme je l’expliquais, la base de données est très pertinente dans notre métier où il faut savoir aussi expliquer les causes d’éventuels décalages de chantier et retrouver les responsabilités de chacun. L’outil étant collaboratif, il a le mérite d’être objectif dans ses résultats.

▶ Recommanderais-tu LeanCo Planification à l’un de tes collègues ?

Sans hésiter !

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