Vous ne les voyez pas mais elles vous suivent à la trace tout au long de votre vie professionnelle. Mais qui sont-elles ? Les lois du temps sont universelles et ont démontré maintes et maintes fois leur véracité. Parfois fatalistes, parfois salvatrices, découvrez les 7 lois du temps appliquées à la gestion d’un projet de construction !
« Ce qui est important est rarement urgent et ce qui est urgent rarement important. »
Cette citation attribuée au 34ème président des États-Unis met en lumière la notion de priorisation des tâches, composante indissociable de la vie en entreprise.
Combien de fois le désormais trop célèbre acronyme « ASAP » (As soon as possible) prononcé par l’un de vos collègues est venu troubler votre programme de la journée, pourtant jusqu’ici bien ficelé ? Voici un autre exemple qui parlera sans doute aux conducteurs de travaux : combien de fois avez-vous décroché le téléphone pour répondre à une question urgente alors que vous étiez en pleine gestion financière de votre chantier ?
Une fois ce constat réalisé, comment s’y retrouver ? Voici notre conseil : faire face aux imprévus en différenciant l’urgent de l’important. Le tout est également d’avoir conscience que la notion de priorisation est subjective suivant le rôle que chacun occupe dans l’entreprise ou dans le projet. Pour tendre vers cette méthode de priorisation, nous vous invitons à utiliser la matrice suivante :
« Un travail réalisé en continu prend moins de temps et d’énergie que lorsqu’il est réalisé en plusieurs fois. »
C’est la conclusion du travail de l’économiste suédois Sune Carlson après avoir mené une étude approfondie auprès des travailleurs du secteur tertiaire.
Reprenons l’exemple de votre travail sur la gestion financière. Après votre tour du chantier, vous vous asseyez confortablement et vous ouvrez grand votre classeur Excel afin de piloter votre budget chantier. Soudain une notification Outlook signale la réception d’un mail du plaquiste.. Cliquerez-vous ou ne cliquerez-vous pas ? Sachez qu’il est déjà trop tard, votre attention est déjà réduite. Vous vous trouvez interrompu dans une tâche, qui vous le savez pourtant, demande rigueur et concentration. Dans le meilleur des cas, vous ne cliquez pas et vous restez devant cette bonne vieille feuille Excel. Dans le pire, vous cliquez et vous vous lancez dans une réponse qui ne servira pas à grand-chose puisque vous avez déjà prévu une réunion avec l’intéressé dans 2 heures.
Vous l’aurez compris, la loi de Carlson met en lumière les sollicitations intempestives auxquelles vous êtes assujettis quand vous décidez de vous concentrer sur une tâche longue et importante. Avant de s’atteler à cette tâche, vérifiez d’être en possession de tous les éléments vous assurant de pouvoir venir à bout de celle-ci. Donnez-vous les moyens de la mener à bien en coupant momentanément les canaux de conversation habituels. Passez de la sonnerie au mode silencieux, retournez votre smartphone, paramétrez votre boite mail afin qu’elle n’émette plus de notification.
De même, si votre directeur travaux essaye de vous joindre, que va-t-il penser d’atterrir sur votre répondeur ? Dites-vous bien que le gain d’efficacité réalisé avec cette méthode est en réalité bien supérieur à la perte occasionnée par votre absence momentanée de réponse. Même si la réactivité est une composante importante du métier, l’efficacité l’est plus encore. Une étude montre que suite à une interruption, le temps mis à retrouver sa concentration totale se situe entre trois et sept minutes. Il faut savoir qu’un conducteur de travaux est interrompu en moyenne toutes les six minutes, un chef de chantier l’est toutes les cinq minutes.
Enfin, rien ne vous empêche de consulter votre téléphone à intervalle régulier. En procédant de cette manière, ce n’est plus l’émetteur qui vous impose son message, c’est vous qui choisissez de le réceptionner au moment qui vous parait le plus opportun. C’est toute la différence entre la communication synchrone dont font partis les échanges instantanés en face à face et la communication asynchrone qui regroupe les e-mails, les SMS, les échanges What’s App etc…
« Plus on dispose d’espace, plus l’espace disponible sera utilisé. »
C’est le moment où vous regardez votre bureau et que vous vous dites, qu’en effet, vos EPI ne devraient pas côtoyer d’aussi près votre tasse à café. Face à ce constat amère, vous sortez prendre l’air et vous tombez nez à nez avec votre zone de stockage de 500m². Pourquoi le plombier a-t-il déjà approvisionné le troisième niveau alors qu’il n’en est qu’au premier ? Bonne question. En effet, la loi de Douglas s’applique en effet à tous les espaces de travail. Même les plus virtuels. Que peuvent bien contenir ces 50 dossiers « sans titre » sur votre écran d’ordinateur ?
Nous vous recommandons de vous renseigner sur la méthode 5S, il s’agit de l’un des fondamentaux du Lean Management. Le but de cette démarche est d’optimiser continuellement vos conditions de travail et par extension, votre espace de travail. Pour en savoir plus, cliquez ici.
« Le travail s’étale de façon à occuper le temps disponible pour son achèvement. »
Ce qui est valable pour l’espace, l’est aussi pour le temps. Tenez compte des conseils donnés précédemment en limitant les interruptions et les divagations. Donnez-vous les moyens de venir à bout de cette tâche de mise à jour de la gestion financière ! N’avez-vous jamais entendu un plaquiste vous répondre « Combien de temps tu me donnes ? » à la question « Combien de temps te faut-il ? » ? On l’appelle également « Le syndrome de l’étudiant. »
En règle générale, associez votre mission à un objectif en vous fixant un objectif SMART. Cet acronyme signifie : spécifique, mesurable, atteignable, réaliste et temporellement défini. Vis-à-vis de la loi de Parkinson, soyez juste dans votre estimation temporelle en vous appuyant sur des tâches similaires déjà réalisées auparavant. Pour les projets d’envergure, fixez-vous des points réguliers avec vos collaborateurs du terrain en vous appuyant sur le planning. Là encore, l’attention de chacun doit être maximale. Une petite astuce made in LeanCo : faites le « jeu de l’avion ». C’est très simple, tout le monde passe son portable en mode avion le temps de la réunion.
« Au-delà d’un certain seuil, l’efficacité humaine décroît, voire devient négative. »
Cette phrase se suffit à elle-même pour que nous n’ayons pas besoin de vous en dire plus. Notre meilleur conseil ? Faites une pause avant d’attaquer la lecture des deux dernières lois du temps !
« 80% des effets sont le produit de 20% des causes. »
La loi ou principe de Pareto, ou encore la règle de 80/20 a été élaborée par l’économiste Vilfredo Pareto. Il s’agit d’un principe de probabilités qui s’est révélé applicable dans de nombreux secteurs. Dans le domaine commercial, 20% du portefeuille clients génère 80% du chiffre d’affaires.
C’est un « principe » de probabilités qui s’applique à un grand nombre de domaines, à commencer par l’efficacité au travail et qui se résume ainsi : 80% des résultats (positifs ou négatifs) sont obtenus par seulement 20% du travail. Niveau productivité, 80% des résultats sont obtenus par 20% de notre travail. Pour un conducteur de travaux surmené, 20% des problèmes rencontrés sur le chantier représenteront 80% de ses préoccupations.
Le constat fait, concentrez-vous sur ce que vous savez faire de mieux. Priorisez les tâches qui vont générer le plus de valeur ajoutée. Prenez du recul et déléguez les tâches qui vous empêchent d’être performant à votre poste.
« Si quelque chose doit mal tourner, c’est ce qui se passera. »
Vous connaissez l’expression « le meilleure pour la fin » ? Cette fois, nous vous avons gardé le pire pour la fin ! Nous sommes le 1er juillet 2021, vous êtes dans le Sud de la France et vous pensiez avoir un temps de rêve pour débuter le terrassement ? Eh bien, c’était sans compter sur cette satanée loi de l’emmerdement maximal, comme nous aimons tant l’appeler.
Cette idée, pour le moins pessimiste, émerge dans l’esprit de Edward A. Murphy alors ingénieur spatial qui part du principe que s’il y’a la plus infime des chances pour que cela tourne mal, cela se produira.
Ne soyons pas dupes, cette loi est davantage humoristique que fondée. En prônant la fatalité, elle est destinée à nous rappeler que nous n’aurons jamais une influence totale sur notre environnement. Néanmoins, partez du principe que si vous avez moins de 30% de temps dédié à l’aléa, vous n’arriverez malheureusement pas à remplir vos objectifs.
Si vous êtes une personne positive, il ne devrait rien vous arriver. Pour les plus sceptiques, les notions d’amélioration continue et d’anticipation devraient vous aider à diminuer les risques liés à une telle loi !
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